Pese a los problemas que generó la propagación del COVID-19 en Chile y el mundo, la Usach se mantuvo operativa gracias el esfuerzo de toda su comunidad universitaria. Uno de estos ejemplos fue la rápida implementación del teletrabajo como consecuencia de la suspensión de actividades presenciales.

Para conocer el desarrollo de esta modalidad, el Departamento de Desarrollo de Personas (DDP) realizó la encuesta “Gestión del Teletrabajo” a trabajadoras, trabajadores y jefaturas de la Corporación. En el caso de administrativas y administrativos, el sondeo buscaba conocer aspectos prácticos de la experiencia y generar acciones de mejora acorde a sus necesidades; mientras que, en el caso de las jefaturas el fin era dar cuenta de los aspectos prácticos en el manejo de sus equipos.

Entre los principales resultados destacó el positivo balance que hicieron ambos grupos del trabajo a distancia. En el caso de las funcionarias y los funcionarios la evaluación que se hizo en general del teletrabajo alcanzó un 74% de aprobación, mientras que quienes tienen equipos a cargo la valoraron positivamente con un 87%.

Sobre cómo el teletrabajo ha afectado el desarrollo de sus labores, el 62% del primer grupo encuestado cree que esta modalidad ha impactado de forma positiva en el desarrollo de sus tareas. Por su parte, las jefaturas consideran que la modalidad de teletrabajo ha influido positivamente en la eficiencia y productividad de sus equipos con un 36% de las preferencias.

Sobre los aspectos a mejorar se detectaron cuatro necesidades generales, las que se convirtieron en líneas de acción para superarlas. En el caso del estamento administrativo a nivel institucional se realizó  un catastro de equipamientos para detectar aquellos casos que requieren apoyo, además, se realizarán capacitaciones relacionadas con el desarrollo de habilidades y herramientas tecnológicas.

En el caso de los líderes de equipos se está trabajando en la formación de liderazgo a distancia, como tambien en la elaboración de un protocolo de buenas prácticas de trabajo remoto que guíe el desarrollo de las gestiones de este sistema de manera transversal.

Con respecto a los resultados, el jefe del Departamento de Desarrollo de Personas, Leonardo Vega, comentó que en los sondeos resalta “la percepción de un mayor nivel de eficiencia debido a la simplificación de ciertos procesos y la posibilidad de realizar la trazabilidad de las acciones que se realizan. Asimismo, se evalúa positivamente la comodidad y la flexibilidad que permite el trabajo a distancia, debido a la posibilidad de ahorrar el tiempo destinado a traslado y distribuir el desarrollo de labores dentro de la jornada de manera autónoma”.

En relación las oportunidades de mejora, Vega señaló que “la conectividad y la posibilidad de compatibilizar la vida personal y familiar con el trabajo son los temas que más se reiteran dentro de la encuesta. Otro aspecto que se observa es la dificultad a la hora de coordinar acciones con otras Unidades, en contraste con las posibilidades que ofrece la modalidad presencial”.

Por su parte, el prorrector del Plantel Dr. Jorge Torres aseguró que pese a los inconvenientes que emergieron producto de la crisis sanitaria, las encuestas demostraron que la Universidad de Santiago supo mantenerse operativa y convertir el aprendizaje de los problemas en fortalezas. En ese sentido, la instalación de recursos tecnológicos a disposición de la comunidad universitaria y su rápida adaptación para mantener a la Institución en funcionamiento, es un ejemplo de esta situación.

“Se valora mucho esta rápida y eficiente puesta en marcha del teletrabajo, porque nos permite hacer menos equívoco el tránsito y desarrollo de la Usach hacia la virtualización. Me refiero a la instalación, a nivel institucional, de herramientas del ámbito tecnológico que -quizás- puestas en marcha en otro contexto hubieran requerido un tiempo más prolongado para su implementación y capacitación a nivel de usuarios”, aseguró el Dr. Torres.

El presidente de la Asociación de Funcionarios y funcionarias de la Universidad de Santiago (Afusach), Genaro Arriagada, evaluó positivamente la realización de las encuestas, puesto que  permitió detectar falencias para realizar el trabajo remoto de manera óptima. Agregó que sorpresivamente “muchos compañeros y compañeras se sienten cómodos con esta modalidad, situación que se demuestra con el 74% de aprobación”.

Sobre la continuidad que tendrá esta forma de trabajar, aseguró  que “debemos prepararnos para lo que viene, porque esto es a largo plazo. Estoy hablando del año 2021 que van a ver funcionarios que sí o sí, independiente de si hay buenos resultados en cuanto a la vuelta al trabajo presencial, van a tener que seguir en este formato y sería más cómodo y seguro para todos que continúen con este sistema de trabajo”, aseguró el presidente de la Afusach.   

El rol de la tecnología en el teletrabajo

En temas de comunicación entre equipos de trabajo, la encuesta estableció que los correos electrónicos y aplicaciones de mensajería instantánea fueron la tendencia, mientras que para realizar reuniones virtuales las plataformas más utilizadas por las jefaturas son Zoom y Google Meet.

En la sección evaluación de desempeño y cumplimiento de objetivos, se observa que el Sistema de Trazabilidad Documental (STD) es utilizado de manera transversal dentro de la Corporación y la más utilizada por las jefaturas.

Para Javier Donoso, jefe de Desarrollo de Proyectos de Tecnologías de la Información (DTI), la evaluación que se hace del STD en este periodo es positiva, ya que se acopló “a los procesos institucionales de buena forma, si pensamos que el sistema tuvo una sobrecarga de información  y de gestión para el apoyo de los proceso administrativos de la Universidad que fue difícil en un comienzo; buen funcionamiento que permitió que se le agregaran nuevas funcionalidades”

Entre ellas destaca el caso del módulo de firma de documento, que permite que las autoridades cuenten con la opción de realizar su rúbrica electrónica avanzada, permitiendo agilizar, por ejemplo, la tramitación de resoluciones.

En ese sentido, la herramienta que partió como una manera de disminuir la utilización de papel y llevar trazabilidad del circuito de compras en la Corporación, ha adquirido un rol relevante y fundamental, llegando al nivel que sin este “la Universidad no podría estar funcionando de la forma ágil, rápida y con documentos trazables como lo está haciendo ahora”, aseguró el jefe de la DTI.