Entre los días 30 de octubre y 3 de noviembre del presente,  se realizó la auditoría de recertificación y adaptación a la norma ISO 9001:2015 del Sistema de Gestión de Calidad de la Universidad de la Universidad de Santiago.

El proceso se llevó a cabo con normalidad y con un alto compromiso por parte de los auditados, quienes fueron visitados por el equipo auditor de la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR).

La auditoría tuvo una jornada de cierre el pasado viernes (9) en el Salón de Honor, ocasión en que se dio lectura al “Informe de la auditoría”.

En esa línea, el auditor líder de la Asociación Española de Normalización y Certificación, José Jara Moya, fue el encargado de dar a conocer los hallazgos del proceso.

Inicialmente Jara señaló que fue una visita ardua, que involucró tareas, actividades y entrevistas con encargados de procesos durante toda la semana.

Efectivamente los grandes hitos de la visita consideraban dos grandes temas: ser capaces de hacer una revisión completa de sistemas de gestión de calidad de la Universidad en torno a lo que son los requisitos de recertificación y renovación de la certificación 3 años más.

Junto con lo anterior, se incluye el verificar la capacidad de este sistema de gestión para adaptarse a la nueva versión normativa que era la versión 9001 en el 2015.

En ese contexto, agregó, se completó la actividad y el objetivo de la visita, que era lograr verificar la totalidad de Departamentos, además de entrevistar a los directores de procesos, lo que les permitió entregar un resultado en tiempo y en forma para que la organización –la Universidad en este caso- sea capaz de tomar las distintas acciones y medidas en el tiempo oportuno.

Observaciones

Durante la lectura del informe, el auditor líder partió felicitando y reconociendo algunas actividades, como el proceso de alineación estratégica que ha realizado el Plantel, a través del Plan Estratégico Institucional (PEI) que inició el 2015 y que ha logrado consolidar y reunir una sola mirada y visión.

“Hemos visto que esta visión ha sido desplegada en las distintas Unidades y Departamentos y que cada Departamento tiene, asimismo, distintas acciones estratégicas que, entendemos, están en una etapa incipiente desde el punto de vista del planteamiento. El próximo año veremos cómo está la gestión operativa de estos lineamientos”, advirtió Jara.

También se destacó lo efectuado con el Manual de Compras y todo lo que tiene que ver con los procesos de investigación, que cada año son más. “La investigación sin duda será el gran tema que nos va a catapultar hacia un país desarrollado y en ese sentido la Universidad está aportando con distintas tareas y actividades”, afirmó.

Conformidades menores

Desde el punto de vista de los temas que en esta visita quedaron pendientes y que se deben mejorar, se apuntó al Proceso de Adaptación Normativa, ya que según los auditores, este requiere de una serie de particularidades, identificaciones y evaluaciones en el contexto de riesgo y oportunidades.

Eso sí, Jara reconoció que se trata de un proceso en el que la Universidad está recién partiendo desde el punto de vista documental, por lo que entienden que el próximo año debiesen ser capaces de verificar.

Asimismo, detalló que hay tareas normativas, como lo son auditorías internas y de revisión por Rectoría, que en esta visita no pudieron ser verificadas en su totalidad.

“Estos tres grandes temas son los que vamos a definir como planteamiento para que ustedes los trabajen y vayan mejorando”.

De acuerdo a Jara, esto requerirá un plan de acciones por parte de la Universidad, el que no debe extenderse más allá del 17 de noviembre, pues el Plantel tiene vencimiento de su certificado el 4 de diciembre.

Por lo mismo, el auditor sostuvo que esperan el mayor compromiso de las distintas áreas y procesos para hacer el levantamiento de estos tres hallazgos que están con “desviaciones menores”. No obstante, aclaró que el riesgo del certificado no existe, ya que la gestión operativa de las distintas unidades y departamentos fue satisfactoria.

Norma ISO 9001-2015

Esta normativa permite verificar que la organización sea capaz de cumplir con sus requisitos internos junto con obtener la satisfacción de las partes interesadas, que en este caso son los alumnos, académicos, funcionarios, entre otros.

Además, es una manera de verificar que la organización tiene la capacidad de entregar evidencia para demostrar el cumplimiento.

La norma tiene una serie de criterios que posibilita a los auditores a fiscalizar de manera in situ los distintos procesos, comparando los criterios con las actividades que se efectúan. De manera formal, existe evidencia, gestiones, documentaciones que permite a la empresa externa validar y verificar el mejoramiento continuo.

Para el director de Desarrollo Institucional, Dr. Mario Inostroza, se trata de un sistema importante para la institución porque con ello pueden reproducir y garantizar que los servicios que se están entregando a la comunidad educativa se pueden cumplir.

Por otra parte, el doctor Inostroza agradeció a los funcionarios que participaron del proceso, asegurando que es importante para la institucionalidad el que los sistemas de calidad funcionen y se adapten, pues esto permite garantizar ciertos niveles mínimos.

“Una de las misiones de la Universidad es tener la calidad internalizada en cada uno de sus procesos. Y la normativa  a nivel país va a involucrar eso en el proyecto que se discute hoy, el que nos dice que una de las variables que se medirá es que cada institución posea un proceso interno de aseguramiento de la calidad”, explicó el directivo.

Este año 2017, así como se viene realizando desde 2011 cuando el Plantel comenzó con los sistemas de calidad, no sólo se está haciendo un proceso de auditoría, sino que además se está cumpliendo con la adaptación de una nueva normativa que involucra un desafío aún mayor.

“En este nosotros tenemos que ser capaces ya no solo de hacer bien lo que estamos haciendo, sino que incorporar otro tipo de variables como lo es el riesgo dentro de nuestras políticas”, expresó.

Con todo, el director de Desarrollo Institucional alertó a la comunidad educativa a internalizar esto en el día a día, en cada función y tarea.

“No puede ser que solo cuando alguien nos esté mirando o auditando, hagamos las cosas como corresponden. Tenemos que hacerlo todos los días y para eso son nuestros sistemas que deben estar asegurados”, subrayó.

Según el jefe del Departamento de Calidad y Acreditación, Carlos Medrano, el proceso concluyó exitosamente, lo que resulta satisfactorio para las unidades comprometidas con la gestión de calidad de la Universidad.

“Corona un periodo de arduo trabajo invertido, tanto en la mantención del sistema como una herramienta de gestión efectiva, como en la actualización de la norma ISO 9001 a su versión 2015”, indicó.

A juicio de Medrano, la calidad es un compromiso ineludible de las instituciones educativas en la actualidad. “La gestión de la calidad de los procesos permite edificar fortalezas estructurales que dan solidez a los buenos resultados y dan garantía de que éstos son fruto de mecanismos sistemáticos y no consecuencias circunstanciales de la contingencia", puntualizó.